Hóa đơn GTGT, đăng ký sử dụng và được in trước khi in

Hoa don gtgt – Hóa đơn GTGT là loại giấy tờ có thể làm cho các bạn kế toán viên- nhất là các bạn mới vào làm cảm thấy rất áp lực. Bên cạnh đó, việc in hóa đơn GTGT (hoa don gtgt) cũng không đơn giản như in các loại chứng từ thông thường khác.

Thủ tục đặt in Hóa đơn GTGT (hoa don gtgt) lần đầu, 2018

Đối tượng được đặt in hóa đơn GTGT: Là những doanh nghiệp khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Nếu doanh nghiệp (DN) bạn là DN kê khai thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thì bạn phải sử dụng Hóa đơn bán hàng, có thể mua tại Chi Cục Thuế, và bạn nhớ xem thủ tục để mua hóa đơn bán hàng nhé.

Theo Quyết định 2378/QĐ-BTC ngày 17/11/2017

• Người nộp thuế GTGT thuộc đối tượng được tạo Hóa đơn tự in phải có văn bản đề nghị sử dụng hóa đơn tự in (gửi đến cơ quan thuế (CQT).
• Nếu như hồ sơ đề nghị sử dụng hóa đơn đặt in, bạn nộp trực tiếp tại CQT thì công chức tại đây sẽ tiếp nhận và đóng dấu, ghi nhận thời gian nhận, số lượng tài liệu trong hồ sơ và ghi vào sổ văn thư.
• Nếu bạn gửi hồ sơ qua đường bưu điện, công chức thuế đóng dấu ghi ngày nhận hồ sơ và ghi vào sổ văn thư.

Khi có Cán bộ thuế đến để kiểm tra trụ sở chính bạn nên chuẩn bị:

• Tại trụ sở chính có treo biển doanh nghiệp.
• Có văn bản xác nhận quyền sử dụng địa chỉ trụ sở chính (HĐ thuê nhà, hoặc Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất đai có ghi tên giám đốc công ty…).
• Giấy phép đăng kí kinh doanh, đăng ký mẫu dấu, dấu tròn.
• Có một số đồ nội thất văn phòng và các vật dụng khác liên quan để chứng minh công ty đang hoạt động.
• Có hợp đồng mua bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ chứng minh rằng công ty đã hoạt động mua bán. Và có nhu cầu cần xuất hóa đơn cho khách hàng.

Nếu CQT đồng ý sẽ cấp văn bản cho phép DN sử dụng hóa đơn. Lúc này bạn sẽ tìm nhà in hóa đơn GTGT.

Tìm nhà in hóa đơn GTGT

Nhà in Hóa đơn GTGT phải là DN có Gp DKKD còn hiệu lực và có giấy phép hoạt động ngành in. Có thể cập nhật tìm kiếm trên Chi Cụ thuế.

Sau khi thống nhất chọn nhà in Hóa đơn GTGT xong, bạn cần chọn mẫu hóa đơn GTGT. Và giá in, giấy in, thời gian, cam kết, soạn thảo và tra cứu hợp đồng hai bên. Quan trọng là phải thống nhất về market (nội dung hình thức Hóa đơn GTGT) của tờ hóa đơn đặt in.

Giấy tờ chuẩn bị để ký hợp đồng in Hóa đơn GTGT:

• Giấy đăng ký kinh doanh (Photocopy, đóng dấu sao y bản chính của doanh nghiệp).
• Bản sao CMND người đại diện theo pháp luật đúng với tên của người đứng tên trên giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
• Giấy giới thiệu cử nhân viên đi đặt in hóa đơn.
• Bản sao CMND của nhân viên đi đặt in đúng với tên của người đứng tên trên giấy giới thiệu.
• File thiết kế LOGO hoặc file thiết kế hóa đơn định dạng đồ họa (CDR, EPS, AI) nếu có.
• Cung cấp một số thông tin cần thiết như số điện thoại, fax, email, số tài khoản ngân hàng…

Lưu ý:

Trên hợp đồng in hóa đơn phải có ghi rõ: Loại hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng, số thứ tự hóa đơn đặt in (số TT bắt đầu và STT kết thúc). Đi kèm theo là hóa đơn mẫu và thông báo của CQT được phép đặt in.

Bắt buộc phải thanh lý hợp đồng sau khi in hóa đơn GTGT xong (nếu không bạn sẽ là người bị phạt). Và yêu cầu nhà in đó xuất hóa đơn đỏ.

Thông báo phát hành hóa đơn trước khi sử dụng hóa đơn trong vòng 2 ngày để gửi đến CQT quản lý trực tiếp. Nếu không thực hiện bước này mà sử dụng hóa đơn GTGT thì sẽ bị phạt với mức từ 6-18 triệu đồng.